Phase diagnostic
Notre démarche pour l’organisation d’une conférence scientifique internationale 500 pax, De la naissance du projet jusqu’à l’après événement
Analyse des données de l’événement/cahier de charge et faire un rapprochement avec les événements antérieurs.
Étude de viabilité et rédaction d’une ébauche plan d’action/recommandation
Devis réaliste et conseil fiscal sur mesure
Détermination des composantes de l’offre : la cible, le message, le format, calendrier, destinations, stratégie de communication, highlights (touche Tendencia)..
Phase Planning
Conception plan d’action communication et exécution : Définition du besoin, de la cible et du message. Les actions seront déclinées en fonction du plan et l’exécution contrôlée.
Conceptualisation, production et gestion des budgets événementiels et recherche de fournisseurs et de commanditaires
Coordination clés en main des opérations de production, gestion de la promotion et relations de presse en événementiel
Création de supports de visibilité et communication événementielle :
Secrétariat technique
- Création du logo de la conférence et d’un site Web officiel dédié.
- La Création et le management de base de données des participants.
- Création et management des Inscriptions.
- Calendrier des événements sociaux et soirée de gala.
Secrétariat scientifique
- Résumé, design et création du programme scientifique.
- Plan de communication et de conception de l’affiche.
- Prise en charge et communication des Speaker, modérateurs et invités de marque.
- Publication des présentations scientifique finales et communications.
Phase Opératoire
Technique : Evaluation et réajustement des besoins, gestion des risques, pose, dépose du matériel audio visuel, info décor, scénographie.. contrôle qualité.
Réservation d’hôtels : gestion des allotements chambres et de la centrale de réservation, confirmation client, édition des Rooming-lists et contrôle qualité service
Gestion restauration : fixation et suivi de mise en place des compositions cocktail, pauses café, déjeuners buffet, dîner de gala, restauration side event.. Contrôle qualité.
Impression et mise à disposition des Badges, brochure, invitation diner, Production, mise à disposition et gestion des Gift (Kit événement), Habillage des espaces extérieurs et intérieurs des lieux de l’événement, signalétiques diverses.
Mise en place Business Center : installation du matériel, maintenance, gestion au quotidien.
Interprétariat : Recrutement d’interprètes répondant aux normes internationales, évaluation des besoins, gestion des temps d’intervention et contrôle qualité.
Accueil, transfert et programmes social: gestion de la centrale de réservation, édition des planning transferts, gestion du parc et contrôle qualité service, facturation.
Phase suivi et contrôle de qualité
Procéder à la clôture des comptes.
Envoyer une lettre aux sponsors, aux conférenciers, aux personnalités, etc. pour les remercier de leur collaboration.
Recueillir l’opinion des participants par courriel ou par le biais d’une Newsletter.
Immortaliser l’événement à travers la mise en place d’un lien sur lequel la vidéo et photos retraçant les moments forts de la conférence sont téléchargeable.. suivi du community managment.
Débriefing général sur le déroulement de la conférence en interne et externe
